In attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 è stato
emanato il d.lgs. n. 24 del 10 marzo 2023 riguardante "la protezione delle
persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni
riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle
disposizioni normative nazionali".
Tale normativa si applica agli enti pubblici e ai
soggetti privati con oltre 50 dipendenti oppure anche con un numero di addetti
inferiore, se è stato adottato il modello organizzativo 231.
La Fondazione Cassa di Risparmio di Biella ha adottato una procedura
specifica per il trattamento delle segnalazioni in oggetto, in quanto
sussistono le condizioni.
Chi segnala illeciti nell'ambito della società/ente è
definito comunemente whistleblower.
Con tale termine si fa riferimento non solo al dipendente
o collaboratore di un ente o di una azienda ma anche ad altro soggetto (ad es.
dipendente di un fornitore, azionisti, soci, etc.) che segnala violazioni di
disposizioni normative nazionali o dell'Unione Europea che ledono l'interesse
pubblico o l'integrità dell'amministrazione pubblica o dell'ente privato, di
cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo.
Peraltro, per chi ha adottato un modello organizzativo ai
sensi del d.lgs. 231/2001 avendo meno di 50 dipendenti, come nel caso della Fondazione Cassa di Risparmio di Biella, le
segnalazioni riguardano solo i c.d." reati presupposto" e il modello stesso.
La segnalazione ("whistleblowing"), nelle intenzioni del
legislatore, è manifestazione di senso civico attraverso cui il whistleblower
contribuisce all'emersione e alla prevenzione dei rischi e di situazioni
pregiudizievoli per l'organizzazione a cui appartiene.
La segnalazione pertanto si pone come un rilevante
strumento di prevenzione.
Nell'ambito della procedura predisposta la Fondazione Cassa di Risparmio di Biella ha definito
- il "canale" attraverso cui
effettuare le segnalazioni (c.d. "canale interno")
- i soggetti abilitati a gestire
le segnalazioni e a definire il procedimento
- il procedimento a seguito della
segnalazione
- le comunicazioni al segnalante
- le tutele per il segnalante e
altri soggetti
- le misure di sicurezza
- le procedure e le informative in
materia di privacy
Di
seguito si forniscono alcune indicazioni utili.
Chi può effettuare
le segnalazioni di illeciti
I lavoratori subordinati, i lavoratori autonomi, i
titolari di un rapporto di collaborazione che forniscono beni o servizi o che
realizzano opere a favore della società/ente, i liberi professionisti e i
consulenti, i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, gli
azionisti, i soci e le persone con funzioni di amministrazione, direzione,
controllo, vigilanza o rappresentanza.
Possono altresì segnalare le persone il cui rapporto di
lavoro è terminato se la segnalazione riguarda episodi accaduti in corso di
rapporto e i candidati in vista di un'assunzione che abbiano acquisito le
informazioni sulle violazioni durante il processo di selezione o in altre fasi
della trattativa precontrattuale.
Qual è l'oggetto
delle segnalazioni
Condotte illecite rilevanti ai
sensi del d.lgs. n. 231/2001 ("reati presupposto") e violazioni dei relativi
modelli di organizzazione e gestione.
Che cosa non va segnalato
Le segnalazioni devono
riguardare fatti avvenuti nel "contesto lavorativo". Con tale termine si
intendono le attività lavorative o professionali, presenti o passate, svolte
nell'ambito dei rapporti di cui all'articolo 3, commi 3 o 4 del d.lgs. 24/2023 [dipendenti,
collaboratori, soci, azionisti, tirocinanti, volontari, liberi professionisti,
anche durante il periodo di prova e anche se il rapporto si è concluso],
attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una
persona acquisisce informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe
rischiare di subire ritorsioni in caso di segnalazione o di divulgazione
pubblica o di denuncia all'autorità giudiziaria o contabile.
Non
sono quindi comprese le segnalazioni che riguardino rapporti personali o
familiari oppure altri rapporti che non abbiano attinenza al contesto
lavorativo.
La procedura non si applica,
inoltre, alle contestazioni o segnalazioni che riguardano rapporti
individuali di lavoro, o che riguardano i rapporti con propri superiori
(art. 1 d.lgs. 24/2023).
Pertanto
a puro titolo esemplificativo non riguarda le questioni concernenti
l'operatività dei rapporti lavorativi, ad esempio mancati pagamenti,
riconoscimenti di livello, organizzazione aziendale, orario, etc. (potranno
invece riguardare comportamenti discriminatori o non rispettosi della parità di
genere).
Il contenuto delle segnalazioni
Le
segnalazioni devono essere per quanto possibile dettagliate e documentate, per
dare modo al soggetto gestore delle stesse di avere le informazioni necessarie
a procedere ad eventuali indagini. Per
esempio, la descrizione del fatto oggetto di segnalazione deve risultare chiara
e completa, deve essere precisato il periodo di riferimento, deve essere
identificabile l'autore/i dei fatti, devono essere allegati ove possibile
eventuali documenti a supporto di quanto illustrato.
Per
fornire uno aiuto è stato predisposto uno schema che può costituire una
traccia per effettuare la segnalazione.
Le segnalazioni anonime
Le segnalazioni
anonime verranno considerate alla stregua di segnalazioni ordinarie da trattare
secondo i criteri stabiliti dalla presente procedura, per quanto applicabile,
ma le segnalazioni devono risultare circostanziate e documentate.
Il canale "interno" per le
segnalazioni
La Fondazione Cassa di Risparmio di Biella ha definito la/le
seguente/i modalità di segnalazione interna, con attivazione del relativo
canale:
- tramite raccomandata al gestore (OdV) con le seguenti
modalità
invio di busta all'attenzione del gestore della
procedura (OdV) presso il recapito dell'OdV non presso la Fondazione. Per
ragioni di sicurezza e riservatezza è necessario che la busta riporti
espressamente la dicitura "whistleblowing" oppure d.lgs 24/2023 oppure segnalazione di illeciti e non
riporti il nominativo del mittente. È opportuno inoltre che la busta contenga
una ulteriore busta con la segnalazione dell'illecito secondo le modalità
indicate nelle procedura.
Attualmente
i dati di contatto sono i seguenti: OdV, Rodolfo Rosso, Via Colombo 4, 13900 Biella - tel. 015 355391.
Sono inoltre previste le seguenti ulteriori modalità:
- comunicazione orale mediante contatto diretto al
gestore previo appuntamento diretto via email all'indirizzo dello stesso odv@fondazionecrbiella:
senza indicare l'oggetto del colloquio su richiesta della persona segnalante,
mediante un incontro diretto con la persona autorizzata alla gestione delle
segnalazioni, fissato entro un termine ragionevole;
- (in caso di
segnalazione riguardante il gestore) la comunicazione diretta o
scritta al Segretario Generale, con le stesse modalità sopra indicate.
In
particolare in caso di segnalazione cartacea o in caso di richiesta di
colloquio orale la comunicazione andrà effettuata in busta (anonima) chiusa con
indicazione sulla busta stessa della seguente dizione: "segnalazione illeciti"
oppure "whistleblowing".
La
comunicazione potrà venire inviata per posta oppure inserita nella apposita
cassetta predisposta.
Soggetto gestore
La Fondazione Cassa di Risparmio di Biella ha incaricato l'OdV, espressamente autorizzato in quanto soggetto con
esperienza e quindi a conoscenza della materia e tenuto alla riservatezza, per
la gestione delle segnalazioni, i cui
dati di contatto sono sopra riportati.
A
fronte della segnalazione verrà comunicata entro 7 giorni al segnalante
(all'indirizzo indicato) la ricevuta ed entro tre mesi verrà fornito riscontro
sulla stessa. Verrà inoltre comunicato l'esito finale dell'indagine, qualora
successivo.
Qualora
le segnalazioni riguardino i gestori la segnalazione andrà indirizzata al
Segretario Generale con le medesime modalità di cui sopra, al seguente recapito: Via Garibaldi 17, 13900 Biella.
Tutele per il segnalante
L'identità del whisteblower
viene protetta sia in fase di acquisizione della segnalazione che in ogni
contesto successivo alla stessa, a eccezione dei casi in cui l'identità debba
essere rilevata per legge (es. indagini penali, tributarie o amministrative,
ispezioni di organi di controllo, etc.).
Se la contestazione è fondata,
in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità del
segnalante è indispensabile per la difesa dell'incolpato la segnalazione è
utilizzabile solo in presenza del consenso espresso del segnalante alla
rivelazione della sua identità. In tal caso verrà richiesto e acquisito il
necessario consenso.
L'identità delle persone
coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione è tutelata fino alla
conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione nel rispetto
delle medesime garanzie previste in favore del segnalante. Per il principio di
minimizzazione i dati di persone non inerenti alla segnalazione verranno
cancellati.
Nei confronti del soggetto che
effettua una segnalazione (ma anche di altri soggetti) non è consentita, né tollerata alcuna forma di ritorsione o misura
discriminatoria.
Le
misure di protezione consistono nel
- divieto di atti ritorsivi, tra i
quali rientrano, a titolo esemplificativo, il licenziamento, il
demansionamento, il trasferimento di sede e ogni altra azione che comporti
effetti negativi sui contratti di lavoro, nonché una serie di altre condotte
"punitive", come la richiesta di sottoposizione ad accertamenti medici o
psichiatrici,
- divieto di azioni
discriminatorie dalle quali conseguono pregiudizi economici o finanziari, anche
in termini di perdita reddituale o di opportunità.
Le
misure di protezione non trovano applicazione quando è accertata, anche con
sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per
i reati di diffamazione o di calunnia, ovvero la sua responsabilità civile, per
lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave. In tali casi è irrogata anche
una sanzione disciplinare.
La segnalazione esterna e la
divulgazione pubblica
Non sono previsti altri canali
di segnalazione, oltre a quello interno.
Ulteriori informazioni
Maggiori dettagli o informazioni
sulla procedura e sulle segnalazioni in oggetto possono essere richieste all'OdV
agli indirizzi sopra indicati.
